อาการที่เจ้าของร้านเจอเหมือนกันหมดคือ สิ้นวันนับเงินในลิ้นชักแล้วไม่ตรงกับยอดขาย ขาดไปสองสามร้อย แต่ไม่รู้ว่าขาดตรงไหน สุดท้ายก็ปล่อยผ่าน แล้ววันรุ่งขึ้นก็ขาดอีก
ก่อนอื่น — เงินขาดไม่ได้แปลว่ามีคนขโมย
หลายร้านพอเจอเงินขาดก็ระแวงลูกจ้างทันที ซึ่งมักจะผิด และทำลายความสัมพันธ์ ที่กว่าจะสร้างได้ใช้เวลานาน จากประสบการณ์ที่เจอกันบ่อยที่สุด สาเหตุเรียงตามนี้
- ทอนเงินเกิน — ตอนคนเยอะ ทอนแบงก์ร้อยแทนแบงก์ยี่สิบ เกิดขึ้นได้กับทุกคน
- ลืมกดบิล — ลูกค้ารีบ ร้านรีบ รับเงินแล้วไม่ได้บันทึก เงินเกินแทนที่จะขาด
- หยิบเงินไปซื้อของ — ซื้อน้ำแข็ง ซื้อถุง แล้วไม่ได้จดไว้
- ลูกค้าโอนแต่ร้านบันทึกเป็นเงินสด — ยอดเงินสดที่ควรมีเลยสูงเกินจริง
- เงินทอนตั้งต้นไม่เท่ากันทุกวัน — เมื่อวานเหลือ 1,200 วันนี้เริ่ม 1,000 แล้วไม่มีใครจด
- ถึงค่อยเป็นเรื่องมีคนหยิบไปจริง ซึ่งเป็นข้อสุดท้าย ไม่ใช่ข้อแรก
ทำไมถึงหาไม่เจอ
เพราะร้านส่วนใหญ่ไม่รู้ว่า "เงินสดที่ควรมี" คือเท่าไร จึงไม่มีอะไรให้เทียบ สูตรจริง ๆ ง่ายมาก
เงินสดที่ควรมีในลิ้นชัก = เงินทอนตั้งต้น + ยอดที่ขายเป็นเงินสด
จุดที่คนพลาดบ่อยคือ เอายอดขายรวมมาคิด ซึ่งผิด เพราะเงินที่ลูกค้าโอนพร้อมเพย์ เข้าบัญชีธนาคารตรง ไม่ได้อยู่ในลิ้นชัก ถ้าเอามารวมด้วยจะดูเหมือนเงินขาดตลอด ทั้งที่ไม่มีอะไรหายเลย
อีกข้อที่พลาดกันคือ บิลที่ยกเลิกไปแล้วยังถูกนับเป็นยอดขาย เจ้าของจะเห็นว่าเงินขาดเท่ากับบิลที่ยกเลิกพอดี แล้วไล่บี้ผิดคน ทั้งที่ร้านไม่เคยได้เงินใบนั้นมาตั้งแต่แรก
วิธีปิดกะที่ใช้ได้จริง
1. จดเงินทอนตั้งต้นทุกเช้า
ขั้นตอนเดียวที่คนข้ามบ่อยที่สุด และเป็นเหตุให้ตัวเลขทั้งวันใช้ไม่ได้ ถ้าไม่รู้ว่าเริ่มด้วยเท่าไร ตอนจบก็เทียบอะไรไม่ได้เลย
2. นับเงินจริงก่อน แล้วค่อยดูยอดที่ระบบคำนวณ
ข้อนี้สำคัญกว่าที่คิด ถ้าโปรแกรมโชว์ยอดที่ควรมีตั้งแต่แรก คนจะกรอกตามเลขนั้นโดยไม่ได้นับจริง แล้วการปิดกะจะไม่มีความหมายอะไรเลย ลำดับที่ถูกคือ นับ → กรอก → ค่อยเห็นผลต่าง
3. จดเหตุผลทันทีที่หยิบเงินออก
หยิบไปซื้อของ 200 บาท จดไว้ตรงนั้นเลย ตอนสิ้นวันจะไม่ต้องมานั่งนึก
4. ดูแนวโน้ม ไม่ใช่ดูวันเดียว
ขาด 20 บาทวันเดียวคือเรื่องปกติของการทอนเงิน แต่ถ้าขาดทุกวันในกะเดียวกัน หรือขาดเป็นจำนวนกลม ๆ ซ้ำ ๆ นั่นคือสัญญาณที่ต้องดูจริงจัง
ตัวเลขที่ควรเห็นตอนปิดกะ
ระบบที่ช่วยเรื่องนี้ได้ ต้องบอกอย่างน้อยเท่านี้
- เงินทอนตั้งต้น
- ขายเป็นเงินสดเท่าไร (แยกจากพร้อมเพย์)
- จำนวนบิล และมีบิลที่ยกเลิกกี่ใบ
- เงินสดที่ควรมีในลิ้นชัก
- นับได้จริงเท่าไร และต่างกันเท่าไร
พอมีตัวเลขชุดนี้ การปิดกะจะใช้เวลาไม่ถึงนาที และที่สำคัญกว่าคือ รายงานของกะที่ปิดไปแล้วต้องไม่เปลี่ยนตามยอดขายวันหลัง ไม่งั้นย้อนกลับไปตรวจไม่ได้เลย
สรุป
เงินขาดไม่ใช่เรื่องที่ต้องยอมรับว่าเป็นธรรมดาของการค้าขาย มันแค่ต้องมีตัวเลขให้เทียบ และต้องเทียบทุกวันจนเห็นรูปแบบ
ร้านที่ปิดกะทุกวันจะรู้ภายในสามวันว่าปัญหาอยู่ตรงไหน ส่วนร้านที่ไม่เคยปิดกะจะไม่มีวันรู้เลย ต่อให้ขาดเดือนละหมื่น